Para cobrar tienes que facturar, eso es un hecho. Pero… ¿Ya sabes cómo tienen que ser las facturas? Las facturas serán tu gran aliado, de ahora en adelante, y es que tus ingresos dependerán 100 % de ellas.

¿Cómo hacer una factura?

Toda factura tiene que llevar la palabra “FACTURA”. Parece una obviedad, pero alguna gente se olvida.

Una vez hayas escrito el título, lo segundo que tendrás que hacer es identificarte como vendedor. Pon algo como “Emisor”, “Vendedor” o algo que deje claro que eres tú quien emite la factura.

Eso, seguido de tu nombre y apellidos reales, tu NIF (que es el DNI o el NIE) y tu dirección. Si tienes un nombre comercial,“Bar Manolo”, por ejemplo, puedes ponerlo en la factura, pero siempre acompañando tu nombre real.

Luego tocará identificar a tu cliente con los mismos datos: nombre, NIF y dirección.

Lo siguiente que tendrás que hacer es poner la fecha y el número de factura.

No se puede poner al tuntún. Para controlar que no hagas trampas, la Agencia Tributaria mira que los números de tus facturas sean “correlativos” (3,4,5…) y que el orden vaya acorde con la fecha. Es decir, ni puedes saltarte números, ni tampoco la factura 6 ser de octubre y la 7 anterior.

Eso sí, cuando haces la primera factura del año puedes elegir si quieres empezar por el 1 o el 3400.

En caso de tener dos tiendas o dos negocios distintos que compliquen seguir una sola numeración, podrías crear varias series. Solo tienes que añadir un código inventado delante del número de factura. Por ejemplo, WEB y luego el número de factura o A y el número correspondiente. Ahora bien, cada serie tiene que cumplir las mismas reglas que acabamos de explicar, como números y fechas correlativas.

Una vez tengamos “la cabecera” hecha, con la palabra factura, el vendedor, el comprador, la fecha y el número…, es el momento de añadir lo que has vendido. Lo importante para Hacienda es saber lo que has vendido para ver si has contado bien con los impuestos.

Normalmente lo que se hace en las facturas es poner el precio de cada producto o servicio en una línea, sin impuestos, y sumarlo todo al final. Aquí aún hablamos del precio sin impuestos. Estos se aplicarán después. Y es que, en función del tipo de producto se aplica un IVA u otro. El resultado de sumar el precio de los productos con su respectivo IVA dará el “Total de la factura”, que es lo que pagará el cliente.

¡Y, con esto, ya tendrás lista tu primera factura!

Bueno, eso si no estás dado de alta en un IAE de profesional o artista. Si ese es tu caso, también tendrás que hacer retención de IRPF.

Para incluirla, coge la suma de los importes, (lo que hemos llamado “base imponible”, no el total), multiplícalo por la retención (que puede ser el 7 o el 15 % dependiendo de si eres nuevo autónomo o no) y luego réstala, esta vez sí, del “total de la factura”.

Esa parte no la cobrarás, te la ingresará el cliente a Hacienda. Es la forma que tiene la Agencia Tributaria de recaudar dinero antes de tu Renta anual.

¡Importante! la retención solo se aplica a facturas emitidas a profesionales y empresas. Si tus facturas son para un particular (cliente final), irán sin retención.

Facturas simplificadas

Las facturas simplificadas son prácticamente iguales a las normales, solo que en lugar de “FACTURA” se debe poner “FACTURA SIMPLIFICADA” y en ellas no aparecen los datos del comprador. Se hacen, por ejemplo, en el súper, para no tener que ir pidiendo NIFs y nombres a todos los clientes.

Sin los datos del comprador, no se puede deducir el IVA, por eso la mayoría de autónomos y empresas piden siempre facturas completas. Tú también deberías hacerlo cuando compres cosas para tu negocio. ¡Recuérdalo!

Pero, ¡atención!, que también hay letra pequeña en esto de las facturas simplificadas: no son válidas para compras superiores a 400 €. Si lo tuyo es una venta al detalle o tienes un negocio de este tipo, el límite sube a 3.000 €:

• Venta al detalle
• Transporte de personas.
• Ambulancias
• Hostelería y restauración
• Peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
• Fotografía

Además en la factura, podrás incluir también el método de pago pactado con el cliente, especificar si esta ya ha sido pagada o los días que tienen para abonarte el dinero (30, 60 días…).

También puedes poner tu logo, fotos de los productos vendidos, códigos de referencia, descuentos y lo que se te ocurra. Como también lo es el modo de entrega: podrás dar la factura en mano, enviarla por correo postal o correo electrónico. No hace falta firmarlas, ni poner ningún sello, aunque si es para la administración o para una gran empresa es posible que te pidan factura electrónica.

Para ponértelo fácil, te recomendamos usar un programa de facturación como FacturaDirecta, que hará los cálculos por ti. Es muy intuitivo pues solo tendrás que crear un usuario e ir rellenando los espacios: dirección, importes…, e incluir tantos ítems cómo quieras facturar, línea a línea. Los impuestos se calcularán de forma automática para que todas tus facturas salgan perfectas.

Pero este programa no quita que a veces te toque hacer una devolución o rectificar alguna factura.

Facturas Rectificativas (o “facturas de abono”)

Lo que las diferencia de las “normales” es que en estas pone “factura rectificativa” y los importes son negativos. Debe tener su propia serie y el número de factura también tiene que ser correlativo. En la línea del concepto puedes añadir algo como “Abono de productos devueltos” o la razón de la rectificación.

Hasta aquí parece sencillo, pero puede complicarse si la factura a rectificar lleva retención. El IRPF no puede ponerse en “positivo”. Así que te tocará esperar a la declaración de la Renta anual para que automáticamente se te devuelva el IRPF de esa factura rectificativa.

Algunos de nuestros usuarios nos han hecho preguntas. Aquí van algunas de ellas:

María de Vigo nos pregunta: ¿Cómo puedo aplicar un descuento a la factura? ¿Afecta al IVA o a la retención?

Importante: no puedes coger el “total de la factura” con IVA y retenciones y aplicar el descuento sobre ese valor. Si aplicas descuentos, asegúrate de que se reflejan en las “bases imponibles”. De aplicarlos sobre el “total”, las bases de los impuestos no cuadrarían.

Pregunta de Oscar de Sabadell: ¿Los costes de transporte llevan IVA?

Sí, los costes de transporte también llevan IVA y deberás incluirlos dentro de las bases de la factura. El transporte siempre hay que detallarlo como una línea más de la factura y aplicar el IVA correspondiente.

Y sigue preguntando… ¿Pueden los costes de transporte contarse como un “suplido”?

Los “suplidos” también generan mucha confusión. Te pondré un ejemplo para que se entienda qué es un “suplido”: imagina que eres un abogado que, para llevar a cabo un encargo de un cliente, tienes que pasar por la notaría a hacer un trámite. Allí te darán una factura a nombre de tu cliente, no del tuyo como abogado. Como tú estarás pagando una factura que no es tuya, podrás añadir en tu factura de servicios el coste de la notaría en concepto de “suplido”. Este irá sin IVA y retención, ya que simplemente has actuado de intermediario en el pago. Otro caso muy distinto sería que compraras un material para hacer un trabajo y que la factura fuera a tu nombre. Aquí ya no podrías hacer un “suplido”. De querer cobrar a tu cliente el coste del material, este tendría que ir con IVA y retención. A eso se le llama “refacturar”.

Resumiendo, si la factura va a nombre del cliente, se puede hacer un “suplido”. Si va a tu nombre, has de refacturar.

Volviendo a lo del transporte, si la factura del transporte va a tu nombre, tendrás que refacturarlo. Pero, si va a nombre del cliente, entonces sí podrá contarse como “suplido”.

¿Puedo dar los tíquets de la máquina de tarjetas como factura?

No. Los comprobantes de pago con tarjeta de crédito que dan las maquinillas de cobrar ¡no son facturas! Solo indican que el pago se ha hecho, pero en ningún caso servirían como factura.

Si vendo por internet, ¿tengo que hacer facturas o vale el resumen de la pasarela de pago como Stripe o PayPal?

Si vendes por internet, también tienes que hacer factura. No vale solo con la confirmación de la pasarela de pago. Aunque no te pidan la factura, tienes que registrarla con IVA como toca, con su numeración, fecha y todo lo demás.

¿Qué fecha pongo en la factura? Si puedo elegir, ¿es mejor a principio de trimestre o al final?

Las facturas se tienen que llevar la fecha en la que se ha prestado el servicio, pero hay casos en los que la prestación es un poco flexible. Un taxista debe facturar en la fecha en la que ha hecho el viaje, pero un diseñador gráfico que da servicios continuados a una empresa tiene cierta libertad para elegir la fecha de factura, siempre que lo acuerde con el cliente, claro.

Hasta aquí todo correcto. El problema viene cuando te pagan a unos días vista. Como tienes que declarar las facturas al final de cada trimestre, te puedes encontrar con que tienes que abonar el IVA de una factura que aún no has cobrado. Nuestra recomendación es que siempre que puedas, factura a principio de trimestre para tener tiempo de cobrar antes de que toque pagar el IVA a Hacienda.

Otra pregunta: ¿Qué pasa si no me pagan una factura de la que ya he abonado el IVA?

Para los impagos, te dejo un enlace donde te lo explico en detalle, porque es un tema algo más complejo.

¿Puedo hacer facturas en dólares u otras monedas?

¡Sí, claro! Las facturas pueden ser en la moneda que quieras.

Y hasta aquí las preguntas de nuestros usuarios.

Si te han quedado dudas o tienes algún caso particular que no hayamos tratado, déjanos un comentario y trataremos de responderte lo antes posible.

Ahora bien, para recibir una atención más personalizada, descárgate la app de Abaq y pregúntanos por el chat. Estaremos encantados de ayudarte. ¡Hasta pronto!